ORSAY - offre d'emploi

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l’Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques – grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations…

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

  • De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay
  • Des possibilités de restauration proches des lieux de travail
  • Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
  • Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines condition
  • L’activité s’exerce au sein de la Direction de la formation, située sur le campus d’Orsay (91)
  • Le poste peut nécessiter des déplacements dans les différentes composantes de l’Université Paris-Saclay. 

Mission

Environnement et contexte de travail :

La Direction de la Formation et de la Réussite (DFR) est un service d’appui de l’Université rattaché à la direction générale des services.

La direction est articulée autour de 4 pôles :

  • Offre de formation, SI Formation et Scolarité
  • Observatoire de la Réussite et de l’Insertion Professionnelle
  • Orientation et Insertion Professionnelle
  • Entrepreneuriat Étudiant Partenariat Alumni

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le/La Gestionnaire offre de formation et scolarité exerce ses activités au sein du pôle Offre de Formation, SI Formation et Scolarité (OFSI) de la DFR.

Il/Elle participe à la mise en œuvre et au suivi des campagnes annuelles de gestion de scolarité ainsi qu’au suivi de l’offre de formation.

Il/Elle travaille sous la responsabilité de la cheffe de pôle et en étroite collaboration avec l’ensemble des collègues du pôle OFSI et la chargée de missions Apogée et parcours étudiant.

Activités principales de l’agent·e :

Participation aux assistances utilisateurs·rices (aide au paramétrage fonctionnel de l’application et assistance aux usagers·ères) pour les procédures suivantes :

  • Admissions (candidatures)
  • Inscriptions administratives
  • Saisines

 Participation à la mise en œuvre de la démarche qualité de gestion de la scolarité :

  • Participer à la fiabilisation des données en lien avec les scolarités des composantes ; contrôler la qualité et la cohérence des données saisies dans les applications
  • Participer aux remontées SISE et aux corrections des anomalies SISE
  • Maintenir la qualité des données de l’offre de formation en interconnexion avec les plateformes de candidature
  • Concevoir et diffuser des supports d’aide à destination des gestionnaires et des usagers·ères

Participation aux campagnes annuelles de gestion de scolarité :

  • Gérer la procédure de l’utilisation du Prénom d’Usage
  • Être le ou la référente SI de la procédure des césures
  • Participer aux réflexions d’évolution des outils
  • Participer aux activités globales du pôle, et notamment le soutien à l’activité sur les autres outils de scolarité de la Direction

Participation à la communication concernant l’Offre de formation :

  • Participer à la mise à jour des sites internet promouvant l’offre de formation (sites UPSaclay, trouver mon master.gouv, Onisep…)
  • S’assurer de la complétude et la lisibilité de l’offre de formation sur les pages web dédiées
  • Élaborer et mettre à jour les fiches de procédures
  • Participer aux réunions réseau des services de scolarité des composantes, écoles composantes et universités membres associées

Type du contrat : CDD 3 ans

Profil

Connaissance, savoir :

  • Connaitre l’organisation de l’université
  • Connaître l’organisation de l’offre de formation universitaire
  • Maîtriser la réglementation de la scolarité
  • Notion de l’application Apogée souhaitée
  • Maîtriser les logiciels courants et spécifiques (Pack Office)
  • Savoir s’adapter à tous les niveaux de compétences des utilisateurs et transmission des connaissances
  • Savoir concevoir des procédures et des systèmes adaptés aux besoins

Savoir-faire :

  • Être capable de rendre opérationnelle une veille réglementaire
  • Avoir un attrait pour la gestion administrative
  • Être capable d’entretenir un réseau
  • Informer et rendre compte
  • Rechercher l’information, la vérifier et la classer
  • Planifier son activité
  • Proposer des améliorations pour faciliter et rendre plus efficace le fonctionnement de l’activité
  • Être capable de communiquer et de conduire une relation avec différents services
  • Savoir rendre compte régulièrement aux supérieurs hiérarchiques de l’état d’avancement des activités

Savoir-être :

  • Proactivité et capacité à proposer des améliorations.
  • Discrétion
  • Faire preuve d’organisation
  • Rigueur, fiabilité et assiduité
  • Sens du relationnel
  • Autonomie
  • Aptitude au travail en équipe
  • Capacité à assurer la continuité du service
  • Avoir le sens du service
  • Avoir une écoute pour prendre en compte les demandes des différents·es interlocuteurs·rices
  • Faire preuve d’adaptation

Candidater

Publiée le 19 juin 2025
Titulaire de la fonction publique ou contractuel(le) CDD/CDI
Université Paris-Saclay, Direction de la formation - Orsay
BAP J : Gestion et Pilotage
TECH SAENES BIBAS